活用事例

オフィス業務のIT化

グループウェアの導入、ペーパーレス化、フリーアドレスなど、ますます加速する業務のIT化。その機能の活用は万全ですか?口頭のやりとりで、情報が正しく「記録」されない、個人ごとにメールで「報告・連絡・相談」を行うため、情報の共有、一元化ができていないなど、業務のコミュニケーションがうまくとれないと、生産効率はあがりません。

「Pro.メール2.0」は、業務コミュニケーションを円滑にし、効率の良い「オフィス業務のIT化」をお手伝いします。

「オフィス業務をIT化」とは

オフィス業務の効率を向上させるために、グループウェアの利用、ペーパーレス化、フリーアドレス(※)などの導入を行うことです。IT化することで、業務連絡や、会議資料、報告書などの作成が、効率よく行えます。
(※フリーアドレス:社員が個々に自分用の席を持たないオフィススタイル)

従来のオフィスツールとの違い

業務のIT化は進んでも、その機能が充分に活用されていなければ、効率は上がりません。

従来の問題点

  • 業務を進める上で大切な「コミュニケーション」が、口頭で行われることが多く、情報が正しく「記録」されない。
  • メールを利用する際は、「報告・連絡・相談」が個々でバラバラに行なわれるため、情報が共有できず、情報漏れが発生する。

「Pro.メール2.0」導入による効果

オフィスの場所にとらわれず、コミュニケーションと情報を「見える化」「一元化」「記録」することができ、業務効率がさらに向上します

  • 「言った」「言わない」等のトラブル防止になる。
  • 他のスタッフの業務状況の把握ができる。
  • 「会議」「打ち合わせ」のための準備作業、移動負担が軽減される。
  • 報告書・議事録作成の軽減を図れる。
  • 個人の業務意識が向上する(見られているという意識)。
  • 離れた場所での業務(テレワーク)が可能となる。

導入実績

株式会社ワイズスタッフ
株式会社テレワークマネジメント

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テレワークツール

「Pro.メール2.0」はチーム業務で大切な「スムーズなコミュニケーション」をIT化で実現。それにより、オフィス、出張先、自宅など、場所に縛られずに仕事をすることができ、生産性がアップします。つまりテレワーク導入の有効な手段なのです。

従来の「テレワークでは仕事が限られる」という考えを、「テレワークでも可能なほど社内業務をIT化する」へと、発想の転換を可能にするのが「Pro.メール2.0」です。

通常の会社業務と同等の職種が可能という発想

従来型のテレワークでは、資料作成、翻訳、データ分析など、できる業務がある程度限られていました。

「テレワークだからこの仕事(しかない)」という考えを、「テレワークでこの仕事をしたい」と考えられるような業務環境を整えることで、テレワークの職種が広がります。「Pro.メール2.0」ならテレワーカーがメインワーカーとして働ける、新しいテレワーク形態の実現を可能にします。

どこでも仕事ができるという発想

会社での業務には、通勤、出張、残業…などさまざまなストレスが発生します。また出産、育児、介護などの場合は、仕事を続けることすら難しくなります。

業務をIT化することで、場所に縛られずに仕事ができ、交通費の削減、心の健康維持が可能に。また家族との時間を持つこともでき、子育てや介護をしながらでも、仕事が続けられます。

「Pro.メール2.0」活用の効果

  • 有能な人材の確保
  • 人材流出の防止
  • 社員のメンタルヘルス対策

生産性が向上するという発想

いくら社内業務のIT化を進めても、「報告・連絡・相談」などの業務コミュニケーションがスムーズに行なえなければ、情報が一元化されず、業務効率を向上させることはできません。

それを可能にするのが「Pro.メール2.0」!

  • 情報のデジタル化
  • 業務の見える化
  • トラブルの防止
  • 時間の効率化
  • 個人業務の効率化
  • 勤務場所の自由化
  • オフィス経費の削減
  • 社内全業務の効率化

導入実績

株式会社ワイズスタッフ
株式会社テレワークマネジメント

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支店間コミュニケーション

本店、支店、営業所など事務所が遠隔地にある企業にとって、事務所間のコミュニケーションをいかにスムーズに行なうかが、重要なポイントとなります。
「Pro.メール2.0」を使うと、遠隔地の事務所間で推進するプロジェクトの、会議(出張経費)の削減、情報の共有にも効果を発揮します。

「Pro.メール2.0」なら、遠隔地の事務所間をまたがるプロジェクトを推進する場合でも、会議(出張経費)の削減、情報の共有などに効果を発揮します。

「言った・言わない」「どれが最新の情報?」等のトラブル防止

従来の方法では、本店(本社)からの指示ツールは、電話・FAX・メール指示形態がバラバラなので、情報が散在してしまい、「言った・言わない」「どれが最新の情報?」等のトラブルが発生。

「Pro.メール2.0」なら、ほうれんそう(報告・連絡・相談)を可視化、一元化、記録化。コミュニケーションが確実なものとなり、業務効率がUPします。

支店(支社)間の進行状況把握

従来の方法では、事務所間でのコミュニケーションがとりにくく、全社で進めているプロジェクトが他の支店(支社)ではどのくらい進行しているのか分からない。

「Pro.メール2.0」なら、プロジェクトの進行を一目で追えるので、他の事務所での進行度合いが把握できます。

時差による不都合解消

従来の方法では、海外に営業拠点がある場合、連絡に時差が生じ、情報のタイムロスとなってしまう。

インターネット上で行う「Pro.メール2.0」なら、時差を気にして業務をとめることなく、効率よくプロジェクトを進められます。

経費削減、時間の効率化

従来の方法では、会議や打ち合わせのために出張しなければなりません。時間も交通費もかかってしまいます。

意見の交換は「Pro.メール2.0」上で。経費削減、時間の効率化が可能になります。

危機管理

従来の方法では、自然災害が生じたとき、メイン機能がダウン。すべての業務がストップしてしまう!

「Pro.メール2.0」なら、情報を常に共有化できているので、他事務所でサポートが可能に。危機管理にも有効です。

導入実績

株式会社ワイズスタッフ
株式会社テレワークマネジメント

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eクラスルーム

年々需要の高まるeラーニング。いつでもどこでも学習ができ、自分のペースで進められることが魅力です。
しかし、eラーニングには、時間と場所が固定される「集合型学習」と比べて、一般的に以下のようなメリット・デメリットがあります。

eラーニングのメリット

  • 時間の合間にいつでも学習できる。
  • 自宅や離れた地域など、どこでも学習できる。
  • 能力に合わせて無理せず、自分のペースで学習できる。

eラーニングのデメリット

  • 単一な教材で途中であきてしまう。
  • 称賛や励ましがなく、モチベーションが維持しにくい。
  • 進捗が自己管理なので、時間管理ができない。
  • 孤独になるため、意志が強く保てず、まじめに学習できない。
  • 学習中に分からないことがあっても、問い合わせるのが難しい。

その結果、学習効果が低い・継続して学ぶことができない・途中で挫折してしまうなど、本来の目的を達成することができない場合もあります。

eラーニングのメリットを踏襲し、デメリットを解消した新しいeラーニングの運営手法、それが「eクラスルーム」です。

飽きない、継続できる、身につく、eクラスルーム

小学校を思い出して下さい。
ほとんどの方は1年生から6年生まで、毎日コツコツ学校に通ったことと思います。

なぜ毎日学校に通って勉強し続けられたのか?
理由は様々あります。

  • 毎日学校へ行くのは決まり。
  • 先生にほめられたい。
  • みんなの様子がわかって安心。
  • クラスメートが頑張っているから自分も。
  • わからないことがあれば聞ける。

そこには…
「先生」と「仲間」と守られるべき「ルール」とさまざまな「体験」そして、集まる「場所」があったからです。

そういった環境があれば、継続して学習を続けられる。

同じ環境をインターネット上に用意できれば、との考えから生まれたのが「eクラスルーム」です。

eクラスルームの全体イメージ

eクラスルームの全体イメージ

「Pro.メール2.0」で「小学校の教室」のような環境を実現

eクラスルームの中心となるのが、「Pro.メール2.0」を利用した「教室」です。

プロジェクト内の莫大な量の業務メールをプロジェクトごとに管理できる「Pro.メール2.0」。
その機能を利用して、複数の教室を「Pro.メール2.0」で実現し、「先生」と「生徒」のメールのやりとりで、毎日の学習を管理します。

「Pro.メール2.0」を利用した「教室」

「Pro.メール2.0」を利用した「教室」

その他テレワークツールの活用

さまざまなインターネット上のツールやサービス(場所・体験)と、ワイズスタッフのサポート(先生)を組み合わせて「Pro.メール2.0」利用することで、充実した「eクラスルーム」になります。

  • インターネット上にさまざまある学習教材の活用。
  • Sococo外部サイトへ移動を利用した講演やセミナー、顔合わせ、ブレスト、イベント、学習、交流。
  • F-Chair外部サイトへ移動を利用した学習時間の記録と報告、時間管理。
  • ワイズスタッフのネットメンバー外部サイトへ移動による教室(ホームルーム)の運営

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導入実績

奈良県就労困難者在宅就業支援事業
株式会社wiwiw

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導入実績
株式会社ワイズスタッフ

「Pro.メール2.0」を活用し、ネットワーク上で運営する、バーチャルな「オフィス(仕事場)」=ネットオフィスで、通常の会社と同等の業務環境を実現。チーム業務遂行に必要なほとんどの情報がデジタル化され、ネット上で共有されています。
業務指示から「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」まで、プロジェクト内のコミュニケーションもすべてネット上で行われています。
その結果、チームの一員であるメンバーは、自宅にいても、モバイル中でも、通常と変わらない業務が可能です。また、「会議数の減少」「報告書作成の軽減」「言った言わないのトラブルの防止」という、従来業務の効率化も実現しています。

テレワークの新しい形『ネットオフィス』を実践-ワイズスタッフ-外部サイトへ移動

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株式会社テレワークマネジメント

「Pro.メール2.0」によるネットオフィスを実現。そのツールやノウハウを基に、テレワーク導入コンサルティング、テレワークに関する講演・セミナー、テレワーク用システムの開発・販売、柔軟な働き方に関する調査・分析、テレワークに関する最新情報を発信。

株式会社テレワークマネジメント~在宅勤務のコンサルティング外部サイトへ移動

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奈良県就労困難者在宅就業支援事業

ひとり親や寡婦、障害者の経済的な自立を目的とした、ITを中心とした在宅就業支援事業です。「Pro.メール2.0」を利用したeラーニング(インターネットとパソコンを利用して自宅で訓練を受けることができるシステム)を中心とした訓練を実施。

奈良県 就労困難者在宅就業支援事業 e-MOTプロジェクト外部サイトへ移動

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株式会社wiwiw

育児休業中能力アップ支援の新プログラムとして、「eクラスルーム」に「Pro.メール2.0」を採用。学習を応援するサポーターの役割を果たす“ラーニングコンシェルジェ”が見守るもと、オンライン講座を仲間と一緒に学習し、従来のeラーニングの課題であった「毎日コツコツと学習できない」「長期間継続して学習しにくい」「学習効果が出にくい」などを解消します。

育児・介護休業中能力アップ支援の株式会社wiwiw外部サイトへ移動

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